É importantíssimo que todas as pessoas que participarem de cada
reunião anote o nome com letra legível. Nessa folha precisa constar a data da
reunião e o objetivo.
A ata é importantíssima para que todas as
propostas lançadas e decisões de uma reunião estejam registradas, evitando
possíveis desgastes.
Caso considerem necessário, a reunião pode ser
gravada em áudio, mediante a autorização de todos os participantes. Se for
aprovado, facilitará a criação dessa ata. Eu gostava de primeiro esboçar
digitando no computador a fim de organizar o texto da melhor maneira possível,
e estando completo passava a limpo para o livro oficial.
Lembrando que em uma ata se utiliza texto
corrido sem parágrafo, números por extenso e nomes completos.
Uma ata precisa ser escrita com letra legível, de caneta azul ou preta.
No início precisa ter a data e horário de
início da reunião, bem com a data e horário de término da reunião.
Tudo precisa ser registrado, desde a oração,
sem necessidade de detalhar, mas contendo o nome de quem realizou a oração, que
desenvolveu a introdução, cada ponto abordado, o que aconteceu a partir d
explanação, etc.
É importante também constar quem liderou a
reunião e todas as pessoas que participaram, bem como o objetivo daquele
encontro.
Ao final é necessário constar o nome de quem
fez a ata, com o seguinte texto: "E para constar, eu, xxxxx, lavrei esta
ata".
No final precisa constar a assinatura de quem realizou a ata e do líder responsável.
Se necessário baixe da internet um modelo de
ata, que pode ser de qualquer tipo de reunião até mesmo profissional, pois as
regras são as mesmas.
Lembrando também que existe regra para a
abertura e encerramento de um livro, para se iniciar e finalizar o uso dele
para aberura de outro.
Espero que essas dicas tenham ajudado!
Juliana Meni
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A explicação abaixo foi concedida com a colaboração de Rose Dantas.
ATA:
A escrituração de uma Ata é importante para
esclarecer e orientar os diretores e componentes da Equipe e também para
dirimir dúvidas. Considerando que a Ata é um documento histórico, os seus
registros devem servir de inspiração aos que nos sucederão.
1) possui um livro contendo no mínimo
50 folhas; 2) termo de abertura e fechamento; (Sendo a data tanto para
abertura, como para fechamento a mesma data, e assinada pelo Diretor e
rubricado; 3) fazer a margem; 4) Parágrafo só na primeira ata, no inicio da Ata; 5) não pode haver
espaço; 6) não pode haver rasuras; 7) quando houver rasuras escrever “digo”
para corrigir ou “onde se lê, lê-se” 8)
datas e números e local deverá ser feito por extenso; 9) deverá conter
data, local, os presentes etc.... ; 10) Toda Ata deverá ser redigida com
o verbo no presente; 11) fazer o encerramento. (data do termino e assinatura do
diretor e secretário). 12) nunca fazer uma Ata com caneta vermelha.
NORMAS:
●
A ata é
um documento de valor jurídico e após lavrada nada lhe poderá ser acrescentado
nem modificado;
●
É
lavrada em livro próprio;
●
Exige
termo de abertura e de encerramento assinado por pessoas autorizadas, que
deverão também enumerar e rubricar todas as folhas
do livro. Normalmente são escritas à mão;
●
Não se
deixam espaços, nem se faz parágrafos para acréscimos nos espaços em branco;
●
Em caso
de erros, na redação, emprega-se a palavra “digo”. Após a redação, caso haja
erro, usa-se o termo “em tempo”;
●
As
emendas devem ser escritas preferencialmente por extenso, evitando-se, também,
as abreviaturas;
●
As
pessoas que forem mencionadas na ata da reunião deverão ter seus nomes escritos
completos e também deverá ser mencionado o
cargo que ocupam;
●
São
narradas do pretérito perfeito do indicativo;
●
É
aconselhável o uso de um livro de assinatura onde deverão constar: título,
local, data da reunião e assinatura de todos os participantes.
PARTES DA ATA:
●
Título:
natureza da reunião;
●
Dia,
mês, ano, hora, local de sua realização;
●
Sintetizar
clara e precisamente as ocorrências verificadas;
●
Apresentação
dos assuntos;
●
Síntese
das resoluções tomadas;
●
Resulto
das votações;
●
Qualquer
outro fato tratado na reunião.
ATA COMPREENDE:
1.º
- Introdução, que consta de data local e hora da reunião, presidente,
secretário e presentes;
2.º
- Contexto, no qual se registra na ordem em que forem discutidos, a leitura e a
aprovação da ata anterior, o expediente e a ordem do dia;
3.º
- Encerramento, não esquecendo o horário de encerramento;
4.º
- Assinatura do Secretário e do Diretor.
A DIVISÃO DE UMA
ATA:
Cabeçalho: Constará o número da Ata, tipo da
reunião (Assembléia, conselho, etc....), nome da Igreja, data, local, quem
preside, hora de início e informações sobre a existência de quórum. Exemplo:
“Ata nº (número um) da assembleia da Igreja Metodista Wesleyana, realizada no
dia (por extenso), em seu templo, sito (endereço da Igreja) ”.
O corpo da Ata: Contém as anotações de tudo o que
aconteceu na sessão e que merece registro. Fica a critério do secretário (a) a
indicação dos hinos que foram cantados, quem orou, sendo recomendável o
registro quando se tratar de uma Ata histórica. As informações prestadas pelo
presidente devem ser lançadas, pois, são de interesse histórico para a Igreja.
A correspondência recebida e expedida pode ser mencionada, a critério do secretário
(a).
O que é
realmente importante em uma Ata são as decisões tomadas. O registro deverá ser
claro e conciso. As propostas desaprovadas não precisam ser registradas. (Na
transcrição de documento, proceder da seguinte maneira: Escrevê-lo no momento
em que aparecer ou colocar a expressão “Anexo nº”) entre parênteses e
transcreve-los no final da ata.
Cuidado
especial no registro da exclusão de membros, citando especificamente o motivo,
principalmente nos casos comprovadamente graves de pecados de sexo ilícito
etc.. , pois este registro poderá ser utilizado pela justiça com prova
documental pelas autoridades judiciárias.
Quando o
secretário(a), depois de redigir a Ata descobrir a falta de um assunto, um nome
trocado, uma informação incorreta etc..., Ele pode acrescentar um parágrafo com
essa informação, assinando novamente a seguir.
O fecho da Ata: Existem várias formas para o
encerramento da Ata, tais como: “de tudo lavrei a presente Ata, que vai por mim
assinada e o será assinada também pelo presidente, após a devida aprovação”
A
assinatura da Ata pelo presidente deverá ser após a leitura pelo secretário na
reunião competente e se achada conforme o que foi efetivamente decidido.
A Linguagem da Ata: É
aconselhável que se use o verbo presente, entretanto, não se pode afirmar que
colocar o verbo no passado esteja errado. A linguagem deve ser clara e concisa.
As concordâncias gramaticais devem ser observadas e o secretário (a) deverá
possuir boa caligrafia.
As margens: Podem
ser de 2,5 a 3 cm cada lado. Nesse espaço podem ser anotados os títulos de cada
assunto tratado para uma rápida localização, correções e outras anotações.
Parágrafos:
A
Ata não deve possuir parágrafos. Entende-se o começar um novo assunto
numa nova linha, deixando-se o final da linha anterior e o início da nova em
branco. A razão de não ter parágrafos é para evitar que se acrescente alguma
coisa no corpo da Ata. É válido destacar o assunto, escrevendo-se em letras
maiúsculas o titulo da matéria, seguindo-se a sua assinatura.
Erros em Atas: As emendas a uma Ata são feitas na Ata
seguinte a fim de evitar as rasuras, entretanto, o secretário (a) ao perceber
um erro, pode colocar ao fim da Ata as
palavras: “em tempo”, e a seguir retificar na própria Ata. Seguindo-se a sua
assinatura.
As rasuras:
São correções feitas no corpo da Ata e só devem ser usadas em casos de real
necessidade. Nesse caso deve haver uma ressalva com rubrica do secretário (a) à
margem ou no rodapé, autenticando a correção. A expressão “digo” é outro
recurso que pode ser usado pelo secretário (a) para uma correção imediata.
Ressalva: ‘Na trigésima linha da
página 4, entre as palavras “Bangu” e “evangelismo”, deve ser considerado o
seguinte... ’
Termino de Praxe: ‘Nada mais havendo a ser
tratado, o Diretor Regional encerrou a presente reunião, e
eu......................., Secretário, lavrei a presente ata, que se for
aprovada, será assinada por mim e pelo Diretor Regional’.
Notas:
1) Dificilmente um secretário (a) lavra as
atas no momento em que reuniões e convenções se realiza a não ser em concílios
em que as sessões seguintes exigem a leitura da ata da sessão anterior.
2) Aponte, então, os assuntos de maneira
clara e objetiva. O trabalho torna-se mais fácil quando o secretário recebe a
ordem do dia.
Confeccionar Ata
no computador ou online:
Hoje em dia já se pode confeccionar a
Ata e ser impressa, sendo assim pode-se colar as páginas no livro Ata. Ou
pode-se encaderná-las junto com a lista de presença, o que será feito no
fechamento do Ano.
Segue link de Ata ser confeccionada
online. : https://geradordeatas.com.br/?utm_source=blog-reuname&utm_medium=como-preencher-ata
TERMO DE
ABERTURA E ENCERRAMENTO:
‘TERMO DE ABERTURA
Este livro nº......contém
.....folhas rubricadas por mim .....que servirá para registro de Atas da
Reunião da(o) ............................. da (Instituição que vc pertence) em
............................. que fica aberto para os devidos fins.
......................., ....... de
........................ de .........
___________________________
DIRETOR /PESSOA RESPONSAVEL
TERMO
DE ENCERAMENTO
Fica para os devidos fins encerrado este
livro nº ..... Contendo ...... folhas rubricadas por mim que serviu para
registro de Atas da Reunião da(o) ..........................da (Instituição que
vc pertence) em ............................
........................., ......
de .................... de ..........
___________________________
DIRETOR /PESSOARESPONSAVEL
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