Planejamento geral de eventos

 

COORDENAÇÃO GERAL

# Planejamento e organização dos detalhes da programação;

# Supervisão dos setores;

# Contato com os patrocinadores;

# Preparo do material de credenciamento;

# Publicação de mensagens no Blog, Instagram, Facebook, YouTube e Whatsapp;

# Aconselhamentos;

 

CONSELHEIRO

# Orientação, aconselhamento e apoio às coordenadoras a fim de que tudo seja realizado conforme os princípios bíblicos, organização e doutrina da igreja local.

 

INSCRIÇÕES

# Ficha de inscrição: via internet (formulário on line);

 

# Pagamento

## Pix ou depósito bancário;

      1) Informar a chave pix ou os dados bancários apenas a quem solicitar para que não sejam realizados pagamentos sem identificação. Dessa forma, os que não pagarem temos como cobrar o comprovante exatamente das pessoas que foram fornecidos os dados.

      2) Em cada comprovante anotar o nome da pessoa inscrita e guardar para caso seja necessário realizar alguma consulta;

      3) A inscrição só pode ser confirmada mediante a comprovação de pagamento;

    

 

  ## Cartão de crédito (Pagseguro) 

     Guardar todos os comprovantes de pagamento juntamente com os comprovantes de pix, com a identificação de quem se refere a inscrição, a fim de realizar consultar futuras se houver a necessidade;

      No caso de inscrição de um retiro por exemplo, pode ser aceito pagamento parcelado, no entanto, como há cobrança da taxa de serviço ( 4,99% no caso do Pagseguro por exemplo, para recebimento em 14 dias), coloca-se o valor da inscrição com o acréscimo dos 4,99%. Dessa forma você receberá o valor integral ( com desconto da taxa ) e o inscrito pagará parcelado para a Administradora do cartão.

    

TESOURARIA

# Administração do dinheiro recebido com as inscrições, cantina, bazar e ofertas, realizando anotação de tudo;

# Administração das saídas do dinheiro físico, exigindo NF/recibo, realizando anotação de tudo;

Todas as NFs e recibos que não possuírem a discriminação dos itens deverão estar escritos atrás, à mão;

 

RECEPÇÃO/CREDENCIAMENTO

# Montar os kits antes do evento (não no dia);

# Preparar o setor com as mesas e o material de trabalho;

# Zelar pelas fichas de inscrições completas (inscritos confirmados e não confirmados), com seus respectivos comprovantes de pagamento para caso seja necessário realizar alguma consulta;

# Credenciar as equipes entregando o crachá e recolher no final do dia;

# Quem não estiver credenciado poderá assistir à programação, no entanto não terá direito ao kit de credenciamento nem às refeições – NÃO DIVULGAR ISSO, MAS AUTORIZAR A QUEM CHEGAR REPENTINAMENTE;

# Conferir o nome na listagem de inscritos, e preencher o campo “status” com “Ok”;

# Colocar a pulseira e entregar o kit;

# Ao término do evento, unificar as listagens e passar para a coordenação apenas 1 com todas as presenças, e anotação da qtde de presenças e faltas;

 

CANTINA

# Receber doações para as vender;

# Investir em balas, refri lata pequena, sucos de caixinha, misto, sobremesa para o almoço e salgado;

# Anotar as vendas e valor recebido;

# O dinheiro arrecadado deverá ser entregue à Tesouraria ao final do evento;

# Deixar algumas meses e cadeiras próximas para incentivar as pessoas a lancharem e não irem embora e lanchar na rua.

 

 

BAZAR

# Receber as doações com antecedência, preparar os itens limpando, passando ou descartar discretamente se estiverem impróprios para venda;

# Colocar os preços com antecedência;

# Não reservar. Quem pagar primeiro leva;

# O dinheiro arrecadado deverá ser entregue à Tesouraria ao final do evento;

 

ORNAMENTAÇÃO

# Planejamento prévio e identificação dos materiais necessários, bem como as toalhas para as mesas, cenário, decoração, etc.

# Tentar pegar emprestado o que for possível e anotar para devolver o quanto antes;

# Realizar orçamentos de locação / compra, a fim de economizar ao máximo;

 

DIÁCONOS

# Estacionamento;

 

APOIO GERAL

# Carregamento e descarregamento de materiais;

 

LIMPEZA

# Relacionar os itens de limpeza necessários para um trabalho mais eficiente;

# Verificação geral e limpeza no dia anterior;

# Zelar pela manutenção dos banheiros durante todo o dia do evento;

# Espalhar sacos de lixo;

# No caso de evento em local externo, é imprescindível que os quartos, banheiros e outros espaços sejam limpos e preparados/decorados no dia anterior;

 

ALIMENTAÇÃO ( planejar tudo o que será necessário para todas as refeições )

 

1 dia: Almoço;

 

Final de semana: Café completo, almoço, lanche e janta

 

Informações gerais:

# Bebidas no acompanhamento das refeições > refri, guaracamp e 1 opção de suco;

# Realizar o planejamento das refeições considerando a quantidade de pessoas inscritas (pagas) e voluntários, com uma margem de segurança;

# Comprar gelo filtrado e não-filtrado;

# A equipe da cozinha deve previamente ter a definição das tarefas que serão desempenhadas, as tarefas por colaborador, e horários a serem cumpridos para execução das tarefas;

# Garantir que os utensílios necessários estarão no local, bem como o gás e funcionamento dos equipamentos de apoio;

# Os utensílios que forem emprestados devem ser devolvidos. Anotar e etiquetar se for o caso, não ser esquecido;

 

MINISTÉRIO DE LOUVOR

# O Ministério de Louvor deve ser comunicado sobre o tema proposto, com um mínimo de 4 (quatro) meses de antecedência, a fim de ensaiarem e se consagrarem;

# O sonoplasta deve preparar o som antes dos participantes entrarem no templo;

 

ENFERMAGEM

# Avaliar os medicamentos: validades e reposições;

# Dar suporte e/ou encaminhamento a algum tipo de emergência envolvendo os membros das equipes e/ou os participantes do evento;

# Aparelho de verificação de pressão;

# Ter um carro em stand by para emergências. Nesse caso os encaminhamentos deverão ser comunicados à Coordenação do evento.

 

INTERCESSÃO

# Incentivar todos os setores a orarem pelo evento, entendendo que há um alvo comum;

 

DATA SHOW

# Criar a apresentação dos patrocinadores;

# Estar em sintonia com o ministério de louvor de forma a preparar os slides dos louvores;

# Projetar o tema principal de cada preletor;

# Atentar para que as cores dos slides estejam apropriadas paras apresentações durante o dia. É importante testar previamente;

# Criar apresentação e projetar antes da abertura e no retorno do almoço, como por exemplo:

“Não coma no templo”

“Por favor coloque o celular no silencioso”;

 

MARKETING

# Artes gráficas;

# Divulgação do evento virtualmente;

# Editar os vídeos que serão apresentados;

 

MONITORES

# Caso haja palestras separadas por grupos em salas, é necessário que cada preletor tenha um monitor à sua disposição para ajudar na distribuição de material por exemplo, zelar pela limpeza, ventilação e arrumação das mesas e cadeiras, água, café, etc.

A sala precisa ser preparada para o evento e ao término organizada como padrão;

# Monitorar o tempo/horário;