Não faça nada em cima da hora. Comece os preparativos e a divulgação com pelo menos 2, 3 meses antes e divulgue ao público alvo certo com o tempo suficiente para que você consiga entrar em contato em data mais próxima com um "save the date" por exemplo, e seguir os próximos passos a partir das inscrições encerradas.
- Liderança geral:
Nunca esqueça de pedir ao Senhor as confirmações devidas sobre cada etapa do planejamento.
Integre a equipe para que compreendam o objetivo de suas funções considerando como uma peça importante cujo objetivo principal é edificar os solteiros e fazer deste evento um divisor de águas a partir dele.
- Dirigente:
Quem será / serão o(s) dirigente(s) do evento?
É importante que seja alguém muito integrado aos aprendizados sobre o público alvo, a fim de não conflitar com a proposta do evento através de informações distorcidas. Lembre-se que a responsabilidade pelo evento é integral, desde as inscrições até o encerramento.
Quanto tempo será a abertura?
Quais serão as próximas oportunidades e quanto tempo?
- Tema:
Qual será o tema principal?
Haverá subtemas para serem solicitados os preletores?
Tenha clareza de que palestras não são pregações!
Eu sugiro palestras bem específicas e no final uma ministração com base na Palavra, respaldando as palestras que foram dadas.
- Preletores:
Quem serão os preletores? Não convide qualquer pessoa. Observe não apenas o testemunho de vida como também a coerência e identificação com o tema proposto.
Não se apegue à pessoas famosas. Existem muitas pessoas anônimas com conteúdos brilhantes para serem compartilados.
Qual será o tema a ser desenvolvido por cada um?
As palestras serão realizadas para todos juntos ou separados por grupos? Se for separado, é importante que as salas esteja previamente preparadas com arrumação e limpeza. Nesse caso aconselho um preletor para os solteiros sozinhos (podendo ser homens e mulheres juntos ou separados) e outra para os solteiros que estão namorando.
- A programação no geral:
Onde será realizada a programação para todos? Na hora das palestras será dividido? Em que momento irão e em que momento retornarão?
- Atividades extras:
Será apresentado algum vídeo (curto e objetivo), uma peça teatral, ou outra atividade? O que? Qual? Por que?
Seja o que for decidido realizar, zele para que não saia do seu propósito ne extrapole no tempo de evento !!!!
Evitem dinâmicas bobas que constranjam as pessoas. Existem pessoas tímidas e expor apresentações por exemplo, não é legal!
Tenha um propósito para qualquer coisa que será feita!
- Inscrições:
Pode ser feito um formulário grátis pelo "Google Formulários" por exemplo, permitindo a divulgação pelas redes sociais e preenchimento on line. As informações que chegarem estarão vinculadas ao e-mail do responsável.
Ali devem ter apenas informações básicas com nome completo, sexo, idade, estado civil, relacionamento, whatsapp, e-mail, instagram, face e é sempre bom pedir um telefone de contato pois em uma emergência a equipe tem a quem contatar.
Insira ali também as orientações sobre o pagamento de taxa, caso ela seja cobrada, ou informe de que o evento é gratuito.
Deixe claro no formulário qual o objetivo do evento, dia, horário, local, público alvo, e um whatsapp para contato.
- Credenciamento:
Estabeleça o prazo para encerramento das inscrições e quando terminar, configure o encerramento da disponibilidade de preenchimento do formulário de inscrição.
É imprescindível o acompanhamento das inscrições e do pagamento se for o caso. Organização é IMPRESCINDÍVEL!
Crie uma planilha bem organizada e em ordem alfabética com a listagem de inscritos e informações. Assim no dia do encontro será possível ter uma ideia da qtde de pessoas para preparar lanche e/ou lembrancinha, etc. Além disso torna-se mais seguro para confirmar se o espaço permite a qtde de pessoas inscritas. Por isso é importante a aliança entre a inscrição e o credenciamento.
Você pode oferecer uma lembrancinha simples aos credenciados, ou uma mesa com um lanche simples (café, chocolate e biscoitinho). E aí não esqueçam de pedir para não comerem no templo, certo?
- Recepcionista:
Quem ficará responsável por receber os participantes?
Qual será o procedimento?
Que material de apoio ele precisa ter com ele?
Aconselha-se uma mesa com uma listagem de inscritos impresso ou em um notebook e marcação de "ok" à medida que as pessoas forem chegando e se credenciando.
Não descarte as informações dos inscritos após o evento, pois você pode usar para comunica-los sobre os próximos.
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Então é isso!
Essas são as dicas principais que posso compartilhar com vocês.
Um grande beijo.
Deus abençoe.
Autoria:
Juliana Meni
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